Bryllupsplanlægning begynder ikke med servietter, blomster eller en bestemt kjole. Den begynder med at finde ud af, hvilken dag du og din partner ønsker jer, og hvad I vil bruge på den. Har I aldrig arrangeret en større fest før, kan opgaverne ligne én lang huskeliste uden tydelig rækkefølge. Men nogle beslutninger skal træffes før andre. Gæsteantallet påvirker valget af lokale, lokalet har betydning for maden, og tidspunktet for vielsen sætter rammerne for resten af dagen.
Begynd jeres bryllupsplanlægning med rammer og budget
Sæt først en aften af til at tale om festen uden at bestille noget. Skal det være en frokost med de nærmeste eller en aftenfest med dans og natmad? Vil I gerne have børn med, og skal alle gæster deltage i hele dagen? Skriv også hver især tre ting, der betyder meget for jer. Måske prioriterer din partner levende musik, mens du hellere vil have god tid til middagen og billeder sammen med familien.
Lav derefter en foreløbig gæsteliste, og fastlæg et loft for udgifterne. Regn kun med penge, I faktisk har til rådighed. Eventuelle bidrag fra familien bør være aftalt, før de indgår i budgettet. Fordel beløbet på lokale, mad, drikke, tøj, vielse, fotograf, musik, transport og mindre indkøb. Sæt en særskilt reserve af til udgifter, I endnu ikke kender. Silke, satin og blonder kan variere meget i pris, så hold fast i tøjbudgettet, også når du ser på et stort udvalg af brudekjoler
.
Her finder du mere information om Bjornsdottir Bridal.
Et tænkt budget på 80.000 kr. kan eksempelvis rumme 50 gæster med mad og drikke til 850 kr. pr. person, altså 42.500 kr. Koster lokalet 8.000 kr., er der 29.500 kr. tilbage til resten. Afsætter I 8.000 kr. som reserve, er det reelle råderum til tøj, billeder, musik og øvrige poster 21.500 kr. Tallene er et regneeksempel, ikke et udtryk for, hvad I kan forvente at betale. Formålet er at se, hvad de enkelte valg betyder for budgettet, før aftalerne bliver bindende.
Få styr på vielse, dato og feststed
Vælg gerne et par mulige datoer frem for at låse jer fast med det samme. Kontakt den relevante kirke eller kommune, og spørg til mulighederne for vielse, samtidig med at I undersøger feststeder. En ledig festsal hjælper ikke meget, hvis tidspunktet for vielsen ikke passer med transporten. Få begge dele afklaret, inden I sender invitationer eller betaler større beløb.
Der er også en formel del. Før vielsen skal det undersøges, om I opfylder betingelserne for at blive gift. Hvilken myndighed der behandler sagen, og hvilke dokumenter der kræves, afhænger blandt andet af jeres forhold. Spørg derfor tidligt den ansvarlige myndighed om fremgangsmåde, behandlingstid og dokumenternes gyldighed. Afklar også krav til vidner, og undersøg, hvordan I skal forholde jer, hvis en af jer ønsker at skifte navn.
Når I besøger et feststed, så se på mere end selve salen. Er der adgang uden trapper, tilstrækkeligt med toiletter og plads til både middag og dans? Spørg, hvornår I må stille op, hvornår musikken skal stoppe, og hvem der rydder op. Undersøg også parkering, overnatning i nærheden og en løsning ved regn, hvis noget skal foregå udendørs. Bed om en skriftlig beskrivelse af, hvad lokalelejen omfatter, så I ved, om borde, stole og rengøring er med i prisen.
Invitationer og gæster kræver tydelige beskeder
Når dato og sted er bekræftet, kan I gøre gæstelisten færdig. Aftal først nogle fælles principper for, hvem I inviterer. Det kan for eksempel være, at faste partnere inviteres med, mens kolleger kun kommer med, hvis I også ses privat. Der findes ikke én rigtig afgrænsning, men uklare principper kan give anledning til svære samtaler senere. Tag også stilling til børn og ledsagere, før navnene skrives på invitationerne.
En invitation skal give gæsterne nok oplysninger til at kunne planlægge dagen. Skriv dato, mødetid, adresser for vielse og fest, svarfrist og kontaktperson. Forklar, hvis der er arrangeret transport mellem stederne, hvis festen holdes udendørs, eller hvis gæsterne selv skal bestille overnatning. Beskriv påklædningen med almindelige ord, hvis I har et særligt ønske. En formulering som festligt tøj og sko til en græsplæne siger mere end en uklar stilbetegnelse.
Saml svarene ét sted, eksempelvis i et regneark med navn, deltagelse, kosthensyn og behov for transport. Bed gæsterne oplyse allergier, og send oplysningerne videre til køkkenet med gæsternes egne formuleringer. Læg svarfristen, så I kan nå at rykke for manglende svar inden leverandørens frist for det endelige antal. Bordplanen kan vente, til deltagerlisten er nogenlunde på plads. Tag først hensyn til, hvem der vil have glæde af at tale sammen, og hvem der har særlige behov i forhold til hørelse eller adgang. Bordene behøver ikke være sammensat efter samme skabelon.
Aftaler med køkken, fotograf og musikere
Indhent tilbud på den samme opgave. Ellers er priserne svære at sammenligne. For maden skal I kende antallet af serveringer, serveringsformen og tidsrummet for serveringen. Spørg, om personale, service, levering og oprydning er inkluderet. Ved drikkevarer bør det fremgå, om betalingen sker pr. person, efter forbrug eller som en fast pakke. Afklar også, hvad der sker med uåbnede flasker, hvis I selv leverer drikkevarerne.
Fotografen skal vide, hvilke dele af dagen I ønsker dækket. Billeder fra vielsen og en portrætfotografering kræver en anden aftale end fotografering helt frem til dansen. Få antal arbejdstimer, levering, brugsret og eventuel ekstra timepris beskrevet. Tal konkret om familiebilleder, så der er afsat tid til dem, og udpeg en person, som kan samle de rette mennesker.
For musikken bør aftalen omfatte spilletid, pauser, udstyr, strømbehov og tidspunkt for opstilling. Spørg også, hvem der sørger for musik i pauserne. Alle leverandøraftaler bør beskrive betaling, afbestilling, ændringer i gæsteantal og håndtering af sygdom eller andre aflysninger. Læs vilkårene, før I betaler et depositum. Gem tilbud, aftaler og kvitteringer samlet, og få mundtlige ændringer bekræftet skriftligt. En kort mail om et ændret sluttidspunkt kan forebygge uenighed, når fakturaen kommer.
De personlige valg i jeres bryllupsplanlægning
Tøj, ringe, blomster og pynt kan fylde meget i tankerne, men de bør passe ind i de rammer, I allerede har valgt. Begynd med tøjet i så god tid, at der er plads til levering og eventuelle tilretninger. Spørg ved købet, hvad tilpasning koster, og hvornår den sidste prøvning skal ligge. Prøv skoene hjemme, og mærk efter, om I kan sidde, gå på trapper og løfte armene behageligt i tøjet.
Hvis I ønsker ringe, skal størrelse, materiale, overflade og eventuel gravering afklares. Få leveringstiden oplyst, og spørg til mulighederne for senere størrelsesændring. Planlæg blomsterne efter, hvor de skal bruges, og hvor meget de skal fylde. Skal der være buket, knaphulsblomst og dekorationer ved vielsen og på bordene? Beskriv farver og udtryk, men aftal også, hvilke alternativer blomsterleverandøren må bruge, hvis en bestemt blomst ikke er tilgængelig.
Vælg pynt, der har en tydelig plads i lokalet. Lange borde kræver andre løsninger end små, runde borde, og høje dekorationer kan stå i vejen for samtalen. Spørg feststedet om regler for levende lys, ophæng og konfetti, før I køber ind. Lav en prøveopstilling med tallerken, glas og bordkort på spisebordet derhjemme. Så kan I se, om der faktisk er plads. Aftal, hvem der står for de hjemmelavede ting, og hvornår de skal være færdige, så arbejdet ikke samler sig hos én person aftenen før festen.
Køreplanen og de praktiske opgaver på dagen
Lav en køreplan, når de store aftaler er på plads. Begynd med de faste tidspunkter for vielse, servering og afslutning, og læg resten omkring dem. Medregn tid til transport, parkering, toiletbesøg og til at få gæsterne på plads. En køretur på tyve minutter betyder ikke, at alle sidder klar ved næste programpunkt tyve minutter senere. Læg luft ind, især når mange mennesker skal flytte sig samtidig.
Udpeg en kontaktperson, som leverandørerne må ringe til på dagen. Vælg en, der kender planen og har sagt ja til opgaven. En toastmaster kan styre taler og indslag under middagen, men skal koordinere rækkefølgen med køkkenet. Giv kontaktpersonen og toastmasteren hver sin korte liste med telefonnumre, tider og ansvarsområder. Gæsterne behøver kun den del af programmet, som er relevant for dem.
Pak ringe, dokumenter, tøj og nødvendige småting i god tid. Aftal, hvem der tager imod leverancer, sætter bordkort frem og samler gaver ind. Fordel også opgaverne efter festen. Hvem henter pynt, afleverer lejet udstyr og tager madvarer med hjem efter køkkenets anvisninger? Kontrollér leverandørernes frister for de sidste ændringer, og send den endelige køreplan til dem, der har brug for den. På festdagen skal kontaktpersonen vide, hvem der må godkende ekstra timer eller andre tilkøb, så en forsinkelse ikke automatisk bliver til en uventet regning.